Zeitmanagement: optimiere deine Organisation und spare dabei viel Zeit!

Zeitmanagement ist eine Organisationsform, die dabei helfen soll, anstehende Arbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erledigen und den Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Mit einem effektiven Zeitmanagement kann wertvolle Arbeitszeit eingespart und dadurch die Lebensqualität erhöht werden, indem du mehr zeit für deine Fitness hast. Durch systematische und disziplinierte Zeitplanung bleibt mehr Zeit für persönliche Interessen. Ein gezieltes Zeitmanagement schafft die besten Voraussetzungen für einen stressfreien Arbeitstag.

So findest du das richtige Zeitmanagement

Zeit nehmenBeim Zeitmanagement geht es nicht darum, die tägliche Arbeitszeit mit noch mehr Aktivitäten zu füllen, sondern die Aufgaben gemäß ihrer Bedeutung für den Betriebsablauf zu bearbeiten, um mehr Zeit für wichtige Projekte zu gewinnen. Wenn du dein persönliches Zeitmanagement entwickelst, solltest du zunächst ein Zeitprotokoll erstellen, in das du alle Aufgaben, die du täglich erledigst, einträgst. Dadurch gewinnst du einen genauen Überblick über deinen Zeitverbrauch und erkennst, wo du eventuell Zeit einsparen kannst.

Das Zeitprotokoll sollte mindestens eine Woche lang geführt und anschließend analysiert werden. Danach kannst du damit beginnen, deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und jeder Arbeit eine bestimmte Priorität zuzuordnen. Dringende Aufgaben müssen zuerst erledigt werden, während andere Projekte auch zu einem späteren Termin oder zwischendurch bearbeitet werden können. Zu den dringenden Arbeiten zählen in der Regel Präsentationen, Vorbereitungen für Besprechungen und Kundentermine sowie Aufgaben mit Deadlines.

Die vier Aufgabenklassen beim effektiven Zeitmanagement

Im Zeitmanagement wird zwischen vier Aufgabenklassen unterschieden. Zur Aufgabenklasse A zählen ausschließlich dringende und wichtige Aufgaben, die umgehend erledigt werden müssen. Aufgaben, die der Klasse B zugeordnet werden, erscheinen auf den ersten Blick nicht dringend, allerdings ist wichtig für den Betriebsablauf, diese Arbeiten möglichst zeitnah zu erledigen. In der Aufgabenklasse C befinden sich die täglichen Routinearbeiten, die an jedem Arbeitsplatz vorkommen.

Meist müssen diese Arbeiten schnell erledigt werden, langfristig gesehen besitzen sie allerdings keine besondere Priorität und können deshalb auch delegiert werden. Bei D-Aufgaben handelt es sich um Verpflichtungen, die weder dringend noch wichtig ist, aber trotzdem bearbeitet werden müssen. Mit einem guten Zeitmanagement lässt sich vor allem im Bereich dieser Aufgaben viel Zeit sparen.

Das Pareto-Prinzip, eine moderne Form des Zeitmanagements

Als effektive Zeitmanagements-Methode gilt das Pareto-Prinzip, das in vielen Unternehmen genutzt wird, um Prioritäten zu setzen. Konkrete Arbeitsplanungen können mit dem Pareto-Prinzip einfacher realisiert werden. Damit du das richtige Zeitmanagement für dich findest, ist es sinnvoll, zunächst dein eigenes Leistungsvermögen und deinen Leistungsstand einzuschätzen und zu bewerten. Setze dir klare Ziele und versuche stets, bei anstehenden Aufgaben Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Das Pareto-Prinzip beruht auf der Erkenntnis, dass 80 Prozent des Erfolges bereits mit 20-prozentigem Einsatz erreicht werden können. Bei Routinearbeiten im Büro können bereits 80 Prozent aller Aufgaben innerhalb von 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit erledigt werden. In der Wirtschaft wird davon ausgegangen, dass 20 Prozent der Kunden für 80 Prozent des Umsatzes sorgen. Eine weitere, effiziente Form des Zeitmanagements ist die ABC-Analyse.

Bei dieser Methode wird jeder Aufgabe ihrer Wichtigkeit entsprechend ein bestimmter Buchstabe (A, B oder C) zugeordnet. A-Aufgaben haben die höchste Priorität und können nur vom Mitarbeiter selbst bearbeitet werden, da diese Arbeiten sehr wichtig und deshalb nicht delegierbar sind. B-Aufgaben können zwar teilweise delegiert werden, denn sie sind nur durchschnittlich wichtig. Allerdings sollte Arbeiten der B-Klasse möglichst rasch bearbeitet werden, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.

Zu den Aufgaben mit dem geringsten Wert im Unternehmen gehören die sogenannten C-Aufgaben. Projekte, die zu dieser Kategorie zählen, nehmen jedoch den größten Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Typische C-Aufgaben sind Aktenablage, Papierkram, Korrespondenz, Telefonieren sowie andere Verwaltungsaufgaben. Wenn du dein Zeitmanagement gemäß der ABC-Analyse einteilen möchtest, solltest du dich täglich auf maximal ein bis zwei A-Aufgaben konzentrieren und für die Erledigung etwa drei Stunden Zeit einplanen. Darüber hinaus kannst du jeden Tag zwei bis drei B-Aufgaben übernehmen, für die du etwa eine Stunde Zeit benötigst.

Zeitplanung und Zeitmanagement

Der Rest deiner Arbeitszeit besteht dann aus C-Aufgaben. Bei deiner Zeitplanung solltest du zudem berücksichtigen, dass deine Leistungsfähigkeit sich im Laufe des Tages verändert. Nach der Mittagspause sinkt die Leistungskurve und du solltest in dieser Zeit keine Höchstleistungen von dir erwarten. Deine individuelle Leistungskurve spielt eine wichtige Rolle für dein persönliches Zeitmanagement. Wenn du die wichtigsten Aufgaben gleich morgens bearbeitest, wenn du ausgeruht und fit bist, kannst du nachmittags in Ruhe noch Routinearbeiten erledigen.

Der Höhepunkt der Leistungskurve liegt bei den meisten Menschen am Vormittag. Das Leistungsniveau der Vormittagsstunden wird am Nachmittag nicht mehr erreicht. Deshalb solltest du wirklich wichtige Projekte nicht auf die Zeit kurz vor Feierabend verschieben, wenn deine Leistungsfähigkeit bereits eingeschränkt ist. Am frühen Abend erreicht die Leistungskurve bei den meisten Arbeitnehmern einen Tiefpunkt. Konzentration und Aufmerksamkeit sinken und das Interesse, jetzt noch anspruchsvolle Projekte zu bearbeiten, lässt deutlich nach. Wichtige Kundentermine oder Team-Besprechungen sollten möglichst nicht am Nachmittag stattfinden. Bei Terminen am Vormittag werden erfahrungsgemäß wesentlich bessere Ergebnisse erzielt.

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